Nhiều doanh nghiệp Việt lần đầu mang gian hàng ra nước ngoài đều gặp chung một kiểu sự cố: vật liệu bị giữ ở hải quan, banner in sai kích thước theo quy định phòng cháy của ban tổ chức, hoặc đội ngũ ra sân bay mà chưa ai từng làm việc trực tiếp với khách quốc tế. Phần lớn những sự cố này không đơn thuần là rủi ro khó tránh, mà là hệ quả của việc lịch chuẩn bị bị dồn vào phút chót thay vì đi theo đúng thứ tự mốc thời gian.

3-4 tháng trước: chốt hội chợ và vị trí gian hàng

Không phải hội chợ nào đông khách cũng phù hợp với sản phẩm cụ thể của từng doanh nghiệp. Trước khi đặt gian hàng, cần trả lời rõ ba câu: khách tham quan hội chợ này có đúng là người mua hàng của mình không, ban tổ chức có công bố số liệu khách năm trước không, và các đối thủ cùng ngành có tham gia hay không.

Đọc kỹ tài liệu ban tổ chức trước khi đăng ký

Xin sơ đồ mặt bằng sớm để chọn vị trí gần lối đi chính, tránh góc khuất sau cột hoặc gần nhà vệ sinh. Đọc kỹ "exhibitor manual": quy định chiều cao gian hàng, vật liệu chống cháy, giờ dựng và tháo gian hàng. Đăng ký sớm thường được ưu tiên vị trí và giá tốt hơn đăng ký sát ngày.

6-8 tuần trước: vận chuyển và thủ tục hải quan

Đây là phần dễ phát sinh chi phí và trễ lịch nhất nếu chuẩn bị muộn. Hàng mang đi triển lãm thường thuộc diện tạm nhập tái xuất, cần bộ chứng từ riêng chứ không giống hàng xuất khẩu thông thường.

Những việc cần làm trong giai đoạn này

Lập danh sách chi tiết hàng hoá mang theo, ghi rõ số lượng, trọng lượng, giá trị khai báo. Làm việc với đơn vị forwarder có kinh nghiệm tuyến hội chợ, không dùng forwarder chuyên hàng thương mại thông thường vì quy trình khai báo khác nhau. Chuẩn bị giấy chứng nhận xuất xứ và catalogue tiếng Anh, một số nước yêu cầu khi thông quan. Tính dư thời gian vận chuyển ít nhất 5-7 ngày so với ngày dựng gian hàng, để có thời gian xử lý nếu hàng bị giữ kiểm tra.

Một sai lầm phổ biến: mang theo standee, banner in tại Việt Nam để tiết kiệm chi phí, nhưng tới nơi mới phát hiện vật liệu không đạt chuẩn phòng cháy của trung tâm hội chợ, bị yêu cầu tháo dỡ ngay trước giờ khai mạc. Cách an toàn hơn là in các vật phẩm lớn tại nước sở tại, chỉ mang theo file thiết kế.

2-3 tuần trước: chuẩn bị đội ngũ tại chỗ

Gian hàng đẹp mà nhân sự đứng booth không biết trả lời khách thì cơ hội bán hàng cũng mất theo. Việc training nên làm trước khi lên đường, không phải tới nơi mới tập trung nói chuyện.

Phân vai và luyện kịch bản

Phân vai rõ: ai đón khách, ai chốt thông tin liên hệ, ai xử lý câu hỏi kỹ thuật sâu. Luyện kịch bản giới thiệu ngắn bằng tiếng Anh, tối đa 30 giây, vì khách đi hội chợ thường chỉ dừng lại vài phút mỗi gian hàng. Chuẩn bị công cụ ghi nhận lead tại chỗ, ví dụ quét danh thiếp hoặc form điền nhanh trên điện thoại, tránh ghi tay rồi thất lạc.

Sau hội chợ: đừng để lead nguội

Nhiều doanh nghiệp đầu tư nhiều cho gian hàng nhưng xử lý danh sách khách hàng tiềm năng rất chậm sau khi về nước. Lead thu được nên được phân loại và gửi email cảm ơn trong vòng 48 giờ, trong khi thông tin còn nóng. Chờ tới khi cả đoàn về nước, xử lý công văn tồn đọng rồi mới quay lại danh sách khách, tỷ lệ phản hồi sẽ giảm đáng kể.

Chuẩn bị một gian hàng ra nước ngoài liên quan tới nhiều đầu việc chạy song song: xin phép, vận chuyển, thiết kế, nhân sự. Với doanh nghiệp lần đầu tham gia, việc có một đơn vị đồng hành xuyên suốt từ khâu lên kế hoạch tới khi dựng gian hàng tại chỗ quan trọng hơn việc tự xử lý riêng lẻ từng phần rồi phải kiểm tra chéo nhiều lần. ### Khác biệt giữa các thị trường Đông Nam Á

Quy định hải quan và tiêu chuẩn phòng cháy cho gian hàng không giống nhau giữa Singapore, Philippines, Indonesia hay Myanmar. Một bộ hồ sơ đã dùng trót lọt ở thị trường này chưa chắc được chấp nhận ở thị trường khác, nên cần kiểm tra lại từng yêu cầu riêng thay vì áp dụng máy móc kinh nghiệm từ lần tham gia trước đó.

Sếp cho tôi biết hội chợ và thị trường đang nhắm tới, tôi tư vấn lộ trình chuẩn bị cụ thể. Gửi yêu cầu báo giá